Software für Werkzeug- und Baugeräteverleih

Der Mietvertrag liegt als Durchschlag im Ordner, die Kaution steckt in einem Umschlag, und ob der Kratzer am Stampfer schon vorher da war, weiß am Ende niemand genau. Kommt die Rüttelplatte drei Tage zu spät zurück, fällt das oft erst auf, wenn der nächste Kunde vor der Tür steht. Mietspace ersetzt Zettel und Excel-Liste durch einen durchgehenden Ablauf: Anfrage, Vertrag und Protokoll hängen an der Buchung und am Gerät.

• Tagespreis je Gerät, optional Wochen- und Monatspreis. Mietspace kombiniert die Sätze automatisch: Sechs Tage kosten nie mehr als eine Woche.
• Kaution je Gerät, bei Bedarf für einzelne Buchungen anpassbar.
• Vorlaufzeit sowie Mindest- und Höchstmietdauer legst du einmal für deinen Verleih fest.
• Zubehör wie Meißel, Sägeblatt oder Wechselakku buchen Kunden direkt zum Hauptgerät dazu.

Drei gleiche Bohrhämmer sind in Mietspace ein Gerät mit drei Einheiten. Jede Einheit bekommt Seriennummer, ein internes Label und einen eigenen QR-Code für den Aufkleber. Die Verfügbarkeit im Kalender rechnet über alle Einheiten, eine Einheit in Wartung zählt dabei nicht mit. Der QR-Code auf dem Aufkleber führt zur Geräteseite in deinem Mietshop, sofern das Gerät dort sichtbar ist.

Der Übergabe-Assistent führt dich in sechs Schritten durch Gerät, Checkliste, Fotos, Zustand, Schäden und Unterschriften. Für Baugeräte trägst du zusätzlich Betriebsstunden, Kilometerstand sowie Tank- und Akkustand ein. Bei der Rückgabe stehen Fotos und Schäden der Übergabe daneben, neue Schäden fallen so sofort auf. Das Protokoll geht als PDF per Mail an deinen Kunden. Mehr dazu auf der Seite zum digitalen Übergabeprotokoll.

Nach der Rückgabe rechnest du die Kaution ab: vollständig freigeben oder teilweise bzw. ganz einbehalten. Ein Einbehalt braucht eine Begründung. Dein Kunde bekommt die Kautionsabrechnung als PDF. Steht eine Kaution 14 Tage nach der Rückgabe noch auf „Verwahrt“, erinnert dich Mietspace daran.

Für jede Einheit hinterlegst du ein Wartungsintervall in Tagen, etwa für die regelmäßige Prüfung elektrischer Geräte. Wird eine Wartung fällig, bekommst du eine Mail und auf Wunsch eine Push-Nachricht. Ist die automatische Sperre aktiv, kann die Einheit erst wieder gebucht werden, wenn du die Wartung als erledigt einträgst. Welche Prüfungen für deine Geräte vorgeschrieben sind, legst du selbst fest. Mietspace erinnert an die Termine.

Am Rückgabetag erinnert Mietspace deinen Kunden automatisch per Mail. Bleibt das Gerät weg, folgen Mahnungen nach 3, 7 und 14 Tagen. Ab der zweiten Mahnung bekommst du eine Kopie, die letzte kündigt die Verlustmeldung an. Schon nach drei Tagen meldet dir eine Push-Nachricht die überfällige Rückgabe.

Privatkunden können ihren Ausweis freiwillig im Browser erfassen, mit Einwilligung, Wasserzeichen und geschwärzter maschinenlesbarer Zone. Nach einer schadenfreien Rückgabe löscht Mietspace die Ausweisdaten sofort. Kunden, denen du nicht mehr vermieten willst, sperrst du.

Mit dem Vertragsabschluss entsteht die Rechnung: fortlaufend nummeriert, als unveränderbares PDF und auf Wunsch nach § 19 UStG ohne Umsatzsteuer. Für die Buchhaltung exportierst du die Rechnungen im DATEV-Format. In der Auswertung siehst du pro Gerät Einnahmen und erfasste Kosten wie Reparaturen und damit, welche Maschine sich rechnet.

Entscheidend sind die Zahl deiner Geräte und die Buchungen pro Monat. Alle Tarife enthalten Vertrag, Protokoll, Kautionsabrechnung und Rechnung; die Details stehen in der Preisübersicht.