Übergabe- und Rückgabeprotokoll für Mietgeräte: digital mit Fotos

Anders als bei einer Wohnungsübergabe geht es bei Mietgeräten um Vollständigkeit, Funktion und Verschleiß. Diese Punkte gehören in jedes Protokoll:

• Gerät und Seriennummer des übergebenen Exemplars
• Zubehör vollständig, etwa Akku, Ladegerät oder Transportkoffer
• Funktionstest bei Übergabe und Rückgabe
• Sauberkeit sowie Tank- oder Akkustand, bei Maschinen Betriebsstunden oder Kilometerstand
• Vorhandene Mängel mit Foto, damit sie später nicht als neuer Schaden gelten
• Datum und Uhrzeit
• Unterschrift von Vermieter und Mieter

1. Gerät: Du wählst das Exemplar, das du übergibst.
2. Checkliste: Vorlagen je Gerätekategorie, zum Beispiel „Akku ≥ 80 % geladen“ bei Powerstations, „Klingenschutz montiert“ bei Gartengeräten oder „Sound-Check erfolgreich“ bei Lautsprechern. Für alle anderen Geräte gibt es eine allgemeine Liste mit Vollständigkeit, Funktionstest und sichtbaren Schäden.
3. Fotos: direkt mit der Handykamera, mindestens zwei pro Protokoll.
4. Zustand: Sauberkeit in vier Stufen von „sehr sauber“ bis „extrem verschmutzt“, Tank- und Akkustand in Prozent, optional Betriebsstunden und Kilometerstand.
5. Mängel und Schäden: jeder Eintrag mit Beschreibung und eigenen Fotos.
6. Unterschriften: Dein Kunde und du unterschreiben auf dem Display.

Bei der Rückgabe öffnest du denselben Assistenten. Fotos und Mängel aus der Übergabe stehen automatisch daneben, sodass du sofort siehst, was neu hinzugekommen ist. Im PDF werden Übergabe und Rückgabe in zwei Spalten gegenübergestellt: Zustand, Fotos und Schäden auf einen Blick.

Das Protokoll-PDF geht direkt nach den Unterschriften per Mail an deinen Kunden. Damit hat er denselben Stand wie du, und niemand muss sich später auf sein Gedächtnis verlassen. Fotos werden beim Hochladen verkleinert, Standort- und Kameradaten werden entfernt. Das Protokoll hängt dauerhaft an der Buchung und am Vertrag.

Ist bei der Rückgabe ein neuer Schaden dokumentiert, rechnest du die Kaution direkt an der Buchung ab: vollständig freigeben oder teilweise bzw. ganz einbehalten, ein Einbehalt mit Begründung. Dein Kunde bekommt die Kautionsabrechnung als PDF. Die Grundlage dafür legt der Mietvertrag für den Geräteverleih, in dem Kaution und Haftung geregelt sind.

Hat dein Kunde beim Vertragsabschluss seinen Ausweis erfasst, löscht Mietspace Bilder und Dokumentnummer sofort, wenn das Rückgabeprotokoll keinen Schaden enthält. Andernfalls bleiben sie für einen möglichen Streit gespeichert und werden spätestens drei Jahre nach Vertragsende automatisch gelöscht.

Das Protokoll ist für bewegliche Mietsachen gebaut: Werkzeug und Baumaschinen, Partyausstattung, Kameras und Technik, Garten- und Outdoorgeräte. Beispiele aus der Praxis findest du bei Werkzeug- und Baugeräteverleih, Partyverleih und Kameraverleih. Für Wohnungsübergaben ist Mietspace nicht gedacht.